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AktG § 106
1. Auf die sofortige Beschwerde der Beschwerdeführerin wird der Beschluss des Amtsgerichts Jena vom 05.06.2019, Az. HRB 401676, aufgehoben.
Das Amtsgericht wird angewiesen, die mit Begleitschreiben vom 19.12.2018 am 07.01.2019 eingegangene Liste der aktuellen Aufsichtsratsmitglieder bekannt zu machen.
2. Von der Erhebung der Gerichtskosten für das Beschwerdeverfahren wird abgesehen; außergerichtliche Kosten werden nicht erstattet.
I.
Am 07.01.2019 ging beim Amtsgericht Jena – Handelsregister – mit einem auf den 19.12.2018 datierten Begleitschreiben (Blatt 170 der Registerakte) eine Abschrift der Niederschrift über die ordentliche Hauptversammlung der Beschwerdeführerin vom 12.12.2018 und eine Liste der aktuellen Aufsichtsratsmitglieder ein. Dieses Begleitschreiben war von Herrn H. unterzeichnet, welcher ausweislich des Ausdruckes aus dem Handelsregister vom 29.07.2019 einzelvertretungsberechtigtes Vorstandsmitglied war.
Das Protokoll der Hauptversammlung wurde am 26.3.2019 zum Registerordner freigegeben (Blatt 177 der Registerakte).
Die Liste der Aufsichtsratsmitglieder enthielt Namen, Vornamen, ausgeübten Beruf und Wohnort der Aufsichtsratsmitglieder sowie die Angabe als Aufsichtsratsmitglied gewählt durch die Aktionäre oder die Arbeitnehmer. Sie war ihrerseits weder unterschrieben noch mit einem Datum versehen. Das Registergericht wies die Beschwerdeführerin darauf hin, dass die Liste der Aufsichtsratsmitglieder durch die Vorstandsmitglieder in vertretungsberechtigter Zahl zu unterschreiben und z. B. mit Stichtag und Unterschriftstag zu datieren und sodann als einfache elektronische Aufzeichnung einzureichen sei. Die Liste müsse zu einem Stichtag veröffentlicht werden, was nicht geschehen könne, wenn die Liste nicht datiert sei. Die Beschwerdeführerin reichte keine entsprechend geänderte Liste ein. Das Registergericht lehnte mit dem nunmehr angefochtenen Beschluss, auf dessen Begründung ergänzend Bezug genommen wird (Blatt 186, 187 der Registerakte) die Bekanntmachung der Liste ab.
Gegen diesen, ihr am 07.06.2019 zugestellten Beschluss richtet sich die am 11.06.2019 bei Gericht eingegangene Beschwerde. Die Beschwerdeführerin macht geltend, der einzelvertretungsberechtigte Vorstand habe die Liste ordnungsgemäß eingereicht. Durch die Unterzeichnung des Schreibens vom 19.12.2018 durch das Vorstandsmitglied, die Bezugnahme auf § 106 AktG und die beigefügte Mitgliederliste sei die Vollständigkeit und Richtigkeit der Liste belegt. Das Erstellungsdatum bzw. das Datum des Eintrittes der Veränderung sei nicht auf der Liste anzugeben. Eine gesetzliche Grundlage für seine Forderung habe das Registergericht trotz Aufforderung nicht genannt.
II.
Die gemäß § 59 Abs. 1 FamFG statthafte sowie form- und fristgerecht eingelegte Beschwerde ist begründet. Die Unterzeichnung und Datierung der eingereichten Liste der Aufsichtsratsmitglieder kann – jedenfalls im hier zu entscheidenden Fall – nicht als Voraussetzung für deren Bekanntmachung verlangt werden.
1. Die Beschwerde ist gemäß § 58 Abs. 1 FamFG statthaft und der Beschwerdeführer ist gemäß §§ 59 Abs. 1, Abs. 2 FamFG beschwerdeberechtigt.
Die Ablehnung der Bekanntmachung der Liste der Aufsichtsratsmitglieder enthält eine Endentscheidung des Registergerichtes im Sinne des § 58 Abs. 1 FamFG. Die Bekanntmachung der Liste beinhaltet keine Handelsregistereintragung (vgl. KG Berlin, Beschluss vom 05. Juli 2016 – 22 W 114/15 -, Rn. 15, juris, zur Gesellschafterliste), ist aber Gegenstand des Registerverfahrens und damit eine Angelegenheit nach dem FamFG. Mit der Ablehnung der Bekanntmachung hat das Registergericht eine das Verfahren beendende Entscheidung getroffen. Die Einreichung der Liste der Aufsichtsratsmitglieder kann nach § 14 HGB durch Festsetzung eines Zwangsgeldes erzwungen werden. Das Zwangsgeldverfahren richtet sich nicht gegen die Gesellschaft, sondern gegen die Mitglieder des Vorstands persönlich; ein Zwangsgeld kann gegen jedes einzelne Vorstandsmitglied festgesetzt werden (Münchener Kommentar zum AktG/Habersack, 5. A., § 106 AktG, Rn. 14). Organe juristischer Personen sind jedenfalls dann beschwerdeberechtigt, wenn sie einer mit Zwangsgeld durchsetzbaren Anmeldepflicht unterliegen (Münchener Kommentar zum FamFG/A. Fischer, 3. A. § 59 FamFG, Rn. 100).
Die Beschwerde ist begründet. Die Unterzeichnung der Liste selbst durch den Vorstand und deren Datierung kann jedenfalls im vorliegenden Fall nicht zur Voraussetzung ihrer Bekanntmachung gemacht werden.
a) Nach § 106 AktG hat der Vorstand bei jeder Änderung der Aufsichtsratsmitglieder unverzüglich eine aktuelle Liste der Mitglieder zum Handelsregister einzureichen. Das Gericht hat entsprechend § 10 HGB einen Hinweis darauf bekannt zu machen, dass die Liste zum Handelsregister eingereicht wurde und die Liste zur elektronischen Einsicht bereit zu stellen. Eine Eintragung der Aufsichtsratsmitglieder in das Handelsregister erfolgt nicht.
Die Liste ist als elektronisches Dokument beim Registergericht einzureichen, § 12 Abs. 2 Satz 1 HGB (Hirte/Mülbert/Roth, Aktiengesetz Großkommentar, 5. A., § 106 AktG, Rn. 21; Krafka, Registerrecht, 11. A., Rn. 132).
b) Die Unterschrift durch den Beschwerdeführer auf dem Begleitschreiben zur Einreichung der Liste ist ausreichend; die Unterschrift (auch) auf der eingereichten Liste ist nicht zu verlangen.
Dem Registergericht steht jedenfalls das Recht zu, die eingereichte Liste auf deren formelle Ordnungsmäßigkeit zu prüfen (Hüffer/Koch, AktG, 13. 4. A. § 106 AktG, Rn. 2). Die Änderung in der Person eines Aufsichtsratsmitglieds muss rechtswirksam stattgefunden haben, diesbezüglich trifft die Prüfungspflicht den Vorstand (Hirte/Mülbert/Roth, aaO, § 106 AktG, Rn. 15).
Die Einreichung der Liste obliegt dem Vorstand als Gesamtorgan. Jedes einzelne Vorstandsmitglied muss auf die Erfüllung dieser Pflicht hinwirken. Bei Vornahme der Einreichung hat der Vorstand mit der zur Vertretung erforderlichen Personenzahl zu handeln. Die Einreichung muss den Vorstand als Urheber erkennen lassen, allerdings muss sie nicht von den Vorstandsmitgliedern unterschrieben sein (Hirte/Mülbert/Roth, aaO, § 106 AktG, Rn. 21; Münchener Kommentar zum AktG/Habersack, aaO, § 106 AktG, Rn. 10; Hüffer/Koch, aaO, § 106 AktG, Rn. 2).
Aus dem Begleitschreiben vom 19.12.2018 (Blatt 170 der Registerakte) wird deutlich, dass der Beschwerdeführer als Vorstand die Verantwortung für die inhaltliche Richtigkeit der bekannt zu machenden Liste der Aufsichtsratsmitglieder übernimmt. Dies ist vorliegend ausreichend, da der Beschwerdeführer ausweislich des in der Registerakte befindlichen Ausdruckes aus dem Handelsregister einzelvertretungsberechtigter Vorstand der Gesellschaft ist und damit allein vertreten kann, § 78 Abs. 1 Satz 1, Abs. 2 Satz 1 AktG. Die Einreichung eines Begleitschreibens mag im Einzelfall dann nicht ausreichend sein, wenn sich keine ausreichend sichere Beziehung zur Liste mehr herstellen lässt. Dies ist hier aber nicht der Fall. Die in der Registerakte befindliche, ausgedruckte Liste wurde ebenfalls am 07.01 .2019 – wie auch das Begleitschreiben – eingereicht. Unklarheiten in der Zuordnung sind hier nicht ersichtlich geworden.
c) Auch eine Datierung der bekanntzumachenden Liste ist nicht Voraussetzung für deren Bekanntmachung.
aa) § 106 AktG soll sicherstellen, dass sich jeder lnteressent jederzeit über die Zusammensetzung des Aufsichtsrats informieren kann. Es sollen personelle Veränderungen im Aufsichtsrat sowie dessen Personalien publiziert werden. Die Zusammensetzung des Aufsichtsrats soll direkt der eingereichten Liste entnommen werden können (Hirte/Mülber/Roth, aaO, § 106 AktG, Rn. 5).
Deswegen ist jeweils eine Liste mit dem aktuellen Stand der Zusammensetzung des Aufsichtsrates einzureichen (Krafka, aaO, Rn. 1737); mit dieser ist der aktuelle status quo dazustellen (Bürgers/Körber – Israel, AktG, 4. A., § 106 AktG, Rn. 2).
Die erforderlichen Angaben sind in § 106 AktG benannt; die Datierung der Liste wird gesetzlich nicht gefordert. Zwar ist die Angabe des Datums bei allen bekanntzumachenden Listen auch ohne eine entsprechende gesetzliche Verpflichtung empfehlenswert (vgl. Wachter, GmbHR 2019, 667, 671), eine entsprechende Angabe bleibt aber freiwillig (Wachter, AG 2016, 776, 780).
bb) Welches die jeweils aktuelle Liste der Aufsichtsratsmitglieder ist, wird auch ohne eine Datierung der Liste ersichtlich, wenn dies auch einen größeren Aufwand erfordert.
Der nach § 106 AktG bekannt zu machende Hinweis auf die Einreichung der Liste hat entsprechend § 10 Satz 1 HGB in der Folge des Einganges nach Tagen geordnet zu erfolgen; der Tag der Bekanntmachung ist dem Hinweis beizufügen, 33 Abs. 3 Satz 2 HRV. Nach § 9 Abs. 1 Satz 2 HRV sind die zum Handelsregister einzureichenden und nach § 9 Abs. 1 HGB der unbeschränkten Einsicht unterliegenden Dokumente für jedes Registerblatt in einen dafür bestimmten Registerordner aufzunehmen und in der zeitlichen Folge ihres Eingangs und nach der Art des jeweiligen Dokuments abrufbar zu halten. Zudem sind Ausdrucke aus dem Registerordner nach § 30a Abs. 2 HRV mit der Aufschrift „Ausdruck“ oder „Amtlicher Ausdruck“, dem Datum der Einstellung des Dokuments in den Registerordner, dem Datum des Abrufs aus dem Registerordner und den nach § 9 Abs. 4 oder Abs. 5 Satz 2 aufgenommenen Angaben zu versehen. Die Listen sind daher in chronologischer Reihenfolge in den Registerordner einzustellen, um zu gewährleisten, dass die Entwicklung der Veränderungen nachvollzogen werden kann (vgl. OLG DüsseldorfBitte wählen Sie ein Schlagwort:
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OLG Düsseldorf
, Beschluss vom 18.03.2019, 3 Wx 53/18, Rn. 29, juris, zur Gesellschafterliste).
cc) Ohne die Aufnahme des Datums des Wirksamwerdens der Veränderung lässt sich von Außenstehenden anhand der jeweils aktuellen Liste zwar nicht feststellen, zu welchen Zeitpunkten welche Personen jeweils Mitglieder des Aufsichtsrates waren, was den lnformationsgehalt der Liste mindert. Ausgehend von dem Zeitpunkt der Einreichung der Liste kann aber die jeweils zurückliegende Niederschrift der Hauptversammlung eingesehen werden, welche nach § 130 Abs. 5 AktG ebenfalls zum Handelsregister einzureichen ist. Auf diese Weise kann jedenfalls der Zeitpunkt der Beschlussfassung festgestellt werden. Die Erschwernis, die in diesem Vorgehen liegt, rechtfertigt es nicht, die in § 106 AktG enthaltene gesetzliche Aufzählung aus Gründen der Praktikabilität zu erweitern.
dd) Nach Mitteilung des Registergerichtes stellt die fehlende Datierung der Liste das Register auch vor praktische Probleme: die Freigabe der Liste der Aufsichtsratsmitglieder im Registerordner setzt demnach in technischer Hinsicht voraus, dass eine Eingabemaske ausgefüllt wird. Diese Eingabemaske hat Eingabefelder für folgende Daten: ,,Erstellt zum Stichtag“; ,,Erstellt am“; Eingangsdatum“.
ln Übereinstimmung mit dem OLG DüsseldorfBitte wählen Sie ein Schlagwort:
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OLG Düsseldorf
(Beschluss vom 18.03.2019 – 3 Wx 53/18 -, Rn. 35, juris) geht aber auch der Senat davon aus, dass die Software sich an den gesetzlichen Anforderungen zu orientieren hat und nicht umgekehrt. Es muss daher eine Anpassung der Software vorgenommen werden.
lm vorliegenden Falle sind zudem die maßgeblichen Daten hinreichend ersichtlich. Das Datum auf dem eingereichten Begleitschreiben lässt den Rückschluss darauf zu, dass die eingereichte Liste ebenfalls zu diesem Zeitpunkt erstellt wurde. Aus der ebenfalls eingereichten Niederschrift zur Hauptversammlung wird ersichtlich, dass die neuen Aufsichtsratsmitglieder an diesem Tage gewählt wurden. Da keine Zweifel an den jeweiligen Datierungen veranlasst sind, können diese Daten zur Fütterung der Eingabemaske verwendet werden.
3. Da keine sonstigen Bekanntmachungshindernisse ersichtlich sind, hat der Senat in der Sache selbst entschieden, § 69 Abs. 1 Satz 1 FamFG, und das Registergericht angewiesen, die Liste der Aufsichtsratsmitglieder bekannt zu machen.
Die Nichterhebung der Gerichtskosten beruht auf § 81 Abs. 1 Satz 2 FamFG. Eine Rechtsgrundlage für die Erstattung außergerichtlicher Kosten ist nicht gegeben.
Schlagworte: AktG § 106, Liste der Aufsichtsratsmitglieder